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归档文件整理的原则是什么
2019-10-01 00:56

  专题汇编是将集中反映同一问题的一组文件汇集而成的一种一次加工的编研材料。

  一次加工的编研材料的特点是利用原始文件或原始文件的复制件汇编形成的,基本保持档案原貌,编辑相对简单,主要起到依据的作用。

  (4)为了将隶属关系反映得更清楚,文件汇集组织体系部分的内容可以用图表表述,再加以文字叙述说明。

  是指档案机构或档案管理人员按照国家规定接收所管辖范围内形成的档案、资料。

  指档案室拥有专用库房、专用的阅档室和专用的整理室(兼作档案人员的专用工作室和档案资料检索工具室)。

  (3)采用编年体编写组织机构时,为了避免过多的内容重复,归档文件整理的原则是什么可以只写有变动的部分。所谓变动主要指机构设置的变化、机构职能的调整和人员任职的更替。

  对于发文比较少的单位,可以一年编一本发文汇集。对于发文比较多的单位,可以一年编几本。

  (3)要根据实际工作的变化和统计内容的变化,及时调整选用的有关统计项目和数据,保证数据汇编的实用性,能全面、准确地反映单位的状况。

  一次加工的编研材料是指将单位职能活动中形成的原始文件(一般是原始文件的重份文件),或者原始文件的复制件汇集装订起来,形成的一种汇编材料。如《发文汇集》、《专题汇编》、《技术标准汇编》等。

  特点是形式多样,可以根据不同的专题、不同的表达形式,编制形式多样的专题汇编,满足各方面的需要。

  二次加工的编研材料的特点是种类多,针对性强,信息集中系统,提供利用简便迅速。二次加工的编研材料同样具有依据的作用。

  发文汇集的特点是材料集中,时间针对性强。它最主要的作用于是依据作用,直接查阅利用发文汇集可以代替查阅档案原件。

  在原始社会里,人们靠语言表达和交流思想和经验。随着社会的发展,为适应复杂的社会生产和生活,人们创造了结绳、刻契的记事方法。结绳与刻契可以说是档案最早的起源。我国的档案工作从夏代开始。我国现存最早的文字档案是二十世纪初在河南安阳殷墟出土的距今三千多年的殷商时期的甲骨刻辞,也称甲骨档案。档案一词最早出自明朝杨宾的《柳边纪略》一书。

  根据档案的不同属性和科学管理的需要,可以将档案划分为不同的种类。比如:按来源可分为国家机关档案、企业档案、名人档案等;按内容可分为行政档案、诉讼档案、科学技术档案等;按记录方式可分为文字档案、图形档案、音像档案;按时间可分为古代档案、近代档案和现代档案;按所有权可分为国家所有档案、集体所有档案和个人所有档案。

  (1)准确地反映整个单位的组织体系,将整个单位的组织机构分别按层次、序列疏理清楚。

  发文汇集是将本单位的全部发文按文号次序排列而汇集成册的一种一次加工的编研材料。全部文件是指某一特定时限内的全部文件,一般是以年度为时限,将本单位一个年度内的全部发文编成一套汇集。

  机关档案部门向地、市级以上(含地、市级)档案馆移交自形成之日起满二十年的文书档案,向地、市级以下档案馆移交自形成之日起满十年的文书档案;科技档案、各种专门档案的移交可参照上述移交时间,也可适当提前移交。撤销机关的档案应及时移交。

  大事记是按照时间顺序,简要地记载一个单位在一定历史时期内发生的大事和要事的一种二次加工的编研材料。

  (1)在编写数据汇编时,选择材料要充分利用统计报表和财务年报,保证所选用材料的准确性和可靠性。

  二次加工的编研材料的特点是种类多,针对性强,信息集中系统,提供利用简便迅速。二次加工的编研材料同样具有依据的作用。

  档案实体编号的总称。包括全宗号、类别号、案卷目录号、案卷号、件号、页号。档案实体编号的总称。包括全宗号、类别号、案卷目录号、案卷号、件号、页号。

  二次加工的编研材料是通过摘录、缩编、剪辑档案内容,并按照一定的要求重新组织整理,形成的概要性、介绍性材料。二次加工的编研材料类型比较多,有档案文摘、专题简介、提要和索引等。常见二次加工的编研材料有《大事记》、《组织机构沿革》、《基础数据汇编》、《产品简介》等。

  一次加工的编研材料是指将单位职能活动中形成的原始文件(一般是原始文件的重份文件),或者原始文件的复制件汇集装订起来,形成的一种汇编材料。如《发文汇集》、《专题汇编》、《技术标准汇编》等。

  (2)统一组织机构编写涉及的机构和人员层次,特别对于机构设置多而且变化较频繁的企业事业单位尤其要注意这一点。

  是以时间为线索记载一个地区、一个机关、一个专题、一个历史阶段发生的重大事件(事实)的书面材料。常见的大多为工具书式的,即一事一记,编写形成的一种新的参考材料。三次加工的编研材料是依据档案,主要说明地址迁移、机构成立和调整、机构的职权范围、机构性质和任务,并参照有关的资料,(2)正文,大事记亦称大事年表。如《手册》、《年鉴》、《志》等。一日数事,

  一次加工的编研材料的特点是利用原始文件或原始文件的复制件汇编形成的,基本保持档案原貌,编辑相对简单,主要起到依据的作用。

  归档文件应齐全完整;整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。

  一个国家机构、社会组织、个人形成的具有有机联系的文件整体,是档案馆档案的第一层分类、管理单位。

  机关档案综合管理是指按“统一领导,分级管理”的原则,机关档案工作实行集中统一管理,机关档案室全面承担机关档案工作职能和任务的一种机关档案工作管理模式。

  案卷质量必须符合立卷的基本原则,即遵循文件材料的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,区别不同价值,便于保管和利用。

  组织机构沿革一般采用编年体的编写体例,即以年代为序,逐年列出本单位体制、机构设置和人员编制等方面的情况。

  按内容范围来划分,基础数据汇编可以分为综合性数据汇编和专题性数据汇编两大类。综合性数据汇编反映一个单位各方面的情况,内容多,涉及面广,篇幅较大。专题性数据汇编反映一个单位某一方面的情况,针对性强,涉及内容更具体。

  (3)附录,补充正文所涉及到的有关材料。如:有关机构设置的上级批文的引印件。附录附在正文后面,起到补充说明的作用。

  大事记的记述范围主要有:各种重要的决定、办法、通知等文件的颁布实施情况;各种重要的会议和活动情况;区域和隶属关系变化;机构建立和调整、名称更改;领导成员的任免情况和重要活动情况;本单位内部机构的设置、调整和人员任免情况;奖励、处罚等情况;重大项目建设、重大成果取得情况;获得的各种重大荣誉;上级领导视察、检查工作;重要外事活动;重大灾害、事故、案件的发生;其他大事、要事、新事等等。

  专题汇编的编制方法、编制要求、格式和作用等同发文汇集。它与发文汇集的区别就在于它不是以年度为单位,而是以文件所反映的问题为单位,将涉及相同问题的有关文件汇集在一起,专题汇编的另一个

  组织机构沿革是记载一个单位机构设置(包括内部机构)、职能配置、人员编制和体制变更等方面情况的一种二次加工的编材料。

  根据档案的不同属性和科学管理的需要,可以将档案划分为不同的种类。比如:按来源可分为国家机关档案、企业档案、名人档案等;按内容可分为行政档案、诉讼档案、科学技术档案等;按记录方式可分为文字档案、图形档案、音像档案;按时间可分为古代档案、近代档案和现代档案;按所有权可分为国家所有档案、集体所有档案和个人所有档案。

  三次加工的编研材料属深层次的档案编研,是组织沿革的主体,编写大事记一般采用编年记事体,则分条记述。在系统、深入分析研究的基础上,逐年、逐月、逐日以事件发生的时间先后为序记述,隶属关系、编制核定、内部机构设置、干部任免等情况?

  是指档案机构根据档案行政管理部门的委托或授权,为公共利益的需要,依照法律规定的条件,对集体或个人所有的档案实行代为保管、收购或者征购、捐赠。

  基础数据汇编的表达方式有图表式、表格式和图表或表格结合文字叙述式等,常见的主要是表格式。基础数据汇编一般由:时间、统计项目、计算单位、具体数额、比率等内容构成。不同的单位和专业系统数据汇编的内容也不同。一般数据汇编中选用的数据都是日常工作中进行测算分析时经常需要利用的数据。

  二次加工的编研材料是通过摘录、缩编、剪辑档案内容,并按照一定的要求重新组织整理,形成的概要性、介绍性材料。二次加工的编研材料类型比较多,有档案文摘、专题简介、提要和索引等。常见二次加工的编研材料有《大事记》、《组织机构沿革》、《基础数据汇编》、《产品简介》等。

  案卷标题一般由作者(或时间、地区、通讯者等)、问题和名称三部分构成,又称为案卷标题“三要素”。

  对破损文件进行修裱;对字迹模糊或易退变的文件材料进行复制;去除文件上易腐蚀的金属物;对过大的文件进行折叠等。

  (2)统计口径要统一,对统计口径不统一的有关数据要换算,这样数据才有连续性和可比性,对统计口径变化和数据换算等情况,要用文字记述加以说明。

  大事记的编写要求:一是大事的记述范围掌握要准确,做到:大事突出、要事不漏、小事不收,突出大事、要事、新事;二是大事的发生时间要保持唯一性,不能模糊;三是大事的内容包括事故、起因、发展过程、结果等要素,必须完整、概括和确切。

  归档文件整理的原则就是指文件整理的基本原则,即根据文件的形成规律和特点,保持文件之间的有

  机关档案工作基本制度有:机关档案工作人员岗位责任制,机关文件材料整理归档制度,机关档案保管制度,机关档案保密制度,机关档案鉴定销毁制度,机关档案利用制度。

 
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